Тайм-менеджмент, основные, особенно актуальные правила.

Вероятно вы хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

Не секрет, что мы живём в мире, где события, дни, годы сменяют друг друга с огромной скоростью и часто опускаются руки от того, что настигает ощущение, что ты крутишься как белка в колесе и, так и ничего не успеваешь.

Как часто хочется, чтобы в сутках было как минимум часов 30. И как часто нехватка времени ведёт к растущему недовольству жизнью, собой, а это уже прямой путь к депрессиям, синдрому хронической усталости и болезням.

Есть ли выход из этой ситуации? Давайте разбираться.

Тайм-менеджмент — кто не успел тот опоздал. Как всё успеть за день

В современном мире время – это основное богатство и ресурс, правильное использование которого ведёт к успеху. А для инфобизнесмена, время – это деньги и если Вы ловите себя на мысли, что вы за компьютером сидите 2-3 часа, но по сути ничего не сделали для пользы своего Интернет бизнеса, то такое можно приравнять к потере денег.

Если такие мысли посещают каждый день, значит, каждый день Вы теряете деньги. И эту ситуацию надо менять. Время это ограниченный ресурс, если ты потерял его сегодня, то не сможешь восполнить завтра.

И вообще, каждому из нас отпущено определённое время, и ни за какие деньги мы не сможем этот лимит увеличить. Так что давайте учиться тратить время с пользой.
Сколько дел не сделано, а сколько ещё предстоит не сделать. Шутка.

И чтобы шутка не стала повседневным балластом, который тянет назад, начинаем изучать способы как всё успевать за день, как навести в голове порядок и приучить организм к последовательному ряду действий.

Управление временем — тайм-менеджмент

Есть специальное учение – тайм-менеджмент, обучащее техникам правильного управления своим временем. Существует большое количество тренингов, семинаров по тайм-менеджменту.

Есть отдельные направления Time management: тайм-менеджмент для женщин, тайм-менеджмент для детей, тайм-менеджмент для руководителей и даже экстремальный тайм-менеджмент.

Если вы думаете, что проблема нехватки времени и умения им управлять, это только проблема современности, это не так. Так еще в 20-е годы 20 века создаются целые институты, изучающие научную организацию труда и эффективное использование времени.

Был создан центральный институт труда, директором которого был А.К. Гастев. Был известен метод биолога А.А. Любищева – хронометраж, заключающийся в анализе количества времени, которое человек тратит на то или иное действие и выработке наиболее эффективного распоряжения своим временем.

Кафедра Time management

Есть и кафедра тайм менеджмента, которую открыли уже в наши дни в 2007 году на базе финансово-промышленного университета «Синергия».

В современные дни эффективное управление своим временем, это важное направление и необходимые знания, без которых не может быть построен успешный бизнес, что очень актуально, в том числе и для начинающих инфобизнесменов.

Ведь задача инфобизнесмена, да и любого человека, ведущего свои дела через Интернет это свобода, то есть возможность больше времени заниматься любимым делом, быть с семьёй, путешествовать, и здесь без обладания навыками тайм-менеджмента не обойтись.

Хочу сразу вас предостеречь, не надейтесь, что прочитав кучу популярных книг по тайм менеджменту, вы сразу сможете организовать свою жизнь так, как вы хотите.

Да, постепенно так и будет, но сначала придётся много потрудиться. Для этого надо приобрести навык – навык регулярных действий, которые сберегут уйму времени и позволят выполнять больше полезных действий, отличать главное от второстепенного и выбирать приоритеты.

Тайм-менеджмент, или, как всё успевать на работе за день. Time management для руководителей, женщин, детей

Его девизом является – успевать жить и работать. В организации времени Глеб Архангельский большое внимание придаёт организации отдыха. Причём как перерывов среди рабочего дня, так и отпуска и даже сна. Считая, что полноценный отдых увеличивает продуктивность.

У известного инфобизнесмена и есть книга «Экстремальный тайм-менеджмент», которую легко скачать на просторах Интернета. Советую прочитать.

В электронном виде книгу Николая Мрочковского и Алексея Толкачёва «Экстремальный тайм-менеджмент» можно скачать перейдя по ссылке нажав кнопку социальной сети внизу

Суть книги Николая Мрочковского в том, что в лёгкой ненавязчивой форме описывается как за неделю неудачник Глеб, который ничего не успевает по жизни, под руководством своего успешного соседа Макса изменяет свою жизнь.

Причём во всех сферах, на работе, с родственниками, с девушками, выполняя рекомендации Макса, Глеб меняется и становится более успешным.

Книга легко читается, так как выдержана в художественном стиле.
Лично для себя, изучив работы разных авторов по тайм-менеджменту, я сформулировал следующие правила, которых и стараюсь придерживаться.

Правила Time management

• Первое Правило Тайм-Менеджмента

Определиться с тем, чего вы хотите и зачем вам это нужно. Поставить цели. Следует отметить, что цели должны быть реальные, пусть у вас их будет несколько, одна будет перетекать в другую, но вы должны точно знать, как эти цели осуществить.

• Второе Правило Тайм-Менеджмента

Планируем. Я делаю это на маркерной доске, которая находится при работе перед глазами. Пишу то, что нужно сделать на следующий день перед сном. Маркерная доска делится на два столбца.

Слева столбец с жёсткими заданиями, справа столбец с мягкими заданиями, то есть с второстепенными.

В жёсткие задания вписываем обязательное задание на следующий день, которое не сделать нельзя, если конечно, не случится форс-мажор (жена рожает, затопили соседи, на дом упал метеорит, угнали машину).

Кстати, футбольная игра любимой команды не меняет планы. Вам надо сделать задание и всё. Другого быть не может.

Либо вносите в свой список и футбол тоже. Смысл в чётком планировании и выработке навыка исполнения.

Жёсткое задание по времени исполнения не должно занимать более половины дня. В связи с этим надо реальнее оценивать объёмы работ.

Это приходит с опытом и сложным назвать нельзя. Если решение задачи требует нескольких действий, то лучше её разделить на этапы. Почему лучше писать на маркерной доске?

Удобно, когда постоянно у тебя перед глазами висит приоритетное дело. Когда дело выполнено вы его стираете, испытывая удовлетворение.

Празднование малых достижений

А наибольший кайф, когда вечером перед вами совсем чистая доска, на которой есть место написать дела на следующий день. То есть у тренеров по мотивации даже есть обязательное условие на тренингах по успеху- празднование малых достижений.

Так празднуя малое, решая малые задачи, мы поедаем по кускам большого слона – наши глобальные цели, к которым стремимся.

Ранее я писал про инфобизнесмена , у которого есть полезное мотивационное видео, где он рассказывает, как съесть большого слона. Посмотрите это видео, оно впечатляет.

Планирование должно быть по времени, ведь, что толку, если вы сделаете все что запланируете, но при этом лишите себя сна, занятий здоровьем.

Поэтому планы должны быть реальные, выполнимые в отведённое рабочее время. Да, это возможно, ведь, имея чёткий план действий, вы не будете отвлекаться на дела, которые не запланированы, а значит, все успеете.

Ведь, если проанализировать, сколько времени тратится на общение в социальных сетях, аськах, на перекуры, перерывы, отвлечения на другие дела, то становится, очевидно, почему ничего не успеваете.

Электронную почту и страницы соцсетей проверяйте один раз с утра и не занимайтесь пустой перепиской. Тот, кто не планирует, всегда будет не успевать, отвлекаться на второстепенные задачи, и будет неудачником, виня других, хотя дело в неумении организовать свою работу.

Второе правило тайм-менеджмента у нас получилось такое развёрнутое. Переходим к третьему правилу, очень важному правилу успешных людей – правилу выставления приоритетов.

• Третье Правило Тайм-Менеджмента

Все дела распределяем по их значимости. Наверху у нас самые главные дела, а затем второстепенные. С утра делаем самое важное.

Не то задание, которое легко сделать или быстрее сделать, а самое главное на сегодня. Это очень важно.

Есть даже правило от известного бизнес-консультанта (про историю успеха которого можете почитать статью на блоге), которое называется «съесть лягушку».

А проще говоря, если в начале дня выполнили самое трудное дело (съели лягушку), то потом будет намного легче, ведь самое неприятное с вами уже произошло.

Так здесь работает ещё и матрица или квадрат Дэвида Эйзенхауэра. Смысл в том, что все дела делятся на четыре группы: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.

К тому же бывает, что некоторые неважные дела либо несрочные, что называется, рассасываются, то есть теряют свою актуальность, по ряду независящих от вас причин, и их уже просто не надо делать.

Здесь следует еще упомянуть о том, что нужно для себя определить список тех дел, которые вообще не приблизят вас к вашей цели, но отнимут ваше время.

Лучше составить список таких дел и постепенно, анализируя свой день, вносить туда все новые и новые дела, которым можно сказать нет.

Третье Правило Тайм-менеджмента также у нас малым не получилось, так как является очень важным и требует осмысления. Переходим к Четвёртому Правилу Тайм-менеджмента.

• Четвёртое Правило Тайм Менеджмента

Порядок и успех в делах – порядок на вашем рабочем месте. Да, да, связь прямая. Вспомните, сколько времени вы тратите на поиски нужной бумаги или нужного файла в компьютере.

Организуйте ваше рабочее место так, чтобы вам было приятно на нём находиться.

Все ярлыки программ я вывожу в верхнюю горизонтальную строку, ярлык корзины ставлю справа внизу. Всё, кроме этого плюс виджета погоды и времени у меня ничего нет.

Вы скажите, что у вас много программ и значки едва умещаются на пяти строках. Значит, заведите две-три папки: папку с браузерами, важными программами и папку с редко использующимися программами.

Большинство ярлыков можно положить в эти папки и по мере необходимости, открывая папку запускать их.

Посмотрите на скриншот, как это выглядит на моём компьютере. Скриншот кликабелен и его можно увеличить.

Таким образом, Вы избавитесь от беспорядка на рабочем столе, от каши в голове. Без порядка будьте уверены, что каша в голове обязательно будет.

Когда то у меня рабочий стол был совсем другой. Спасибо тренингу «Антикаша в голове», который помог осмыслить важность порядка.

Не только у меня хорошие отзывы про тренинг »Антикаша в голове», мои партнёры тоже положительно отзываются о пользе для себя после прохождения обучения.

А мы переходим к Пятому Правилу Тайм-менеджмента.

• Пятое Правило Тайм-Менеджмента

Не забываем использовать время в пути, например, за рулем или в ожидании чего-то.

За рулем или в общественном транспорте можно слушать аудиокниги. Например, Николая Мрочковского «Экстремальный тайм-менеджмент», или Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

А на рабочем месте применить советы в жизнь.

• Шестое Правило Тайм-Менеджмента

Если кто-то вашу задачу может выполнить с наименьшими затратами, чем вы сами, делегируйте ему это дело. В системе тайм менеджмента это так и называется метод делегирования.

Например, при ведении блога, часть статей вы можете отдать писать копирайтерам. Прочитайте статью про , где есть ссылки на биржи контента. Там Вы можете заказать статью.

• Седьмое Правило Тайм-Менеджмента

Используем в построении своего бизнеса научный подход, а именно закон Парето. Заключается он в том, что 20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий к 20% результата.

Таким образом, концентрируемся на первых 20% усилий. Например, выделяем тех клиентов или те дела, которые приносят 80% прибыли и концентрируемся на их выполнении.

Если Вы занимаетесь , то делайте то, что приносит Вам деньги. В оставшееся время можете заниматься блоговедением, SEO оптимизацией, раскруткой и продвижением блога.

• Восьмое Правило Тайм-Менеджмента

Любите себя, давайте себе бонусы за выполненные задачи. Причём, пусть эти вознаграждения будут не в конце большого дела, а в середине или даже в начале, авансом.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Представляю подборку полезных книг по тайм-менеджменту.

• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
• Глеб Архангельский «Тайм Драйв»
• Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку»
• Трейси «Результативный тайм-менеджмент»

• «Управляй своим Временем»
• Мэтью Эдлунг «Время — деньги. Как подчинить время и заставить его работать на вас: в бизнесе, в творчестве, в личной жизни»
• Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью»
• Стив Прентис «Интегрированный тайм-менеджмент»
• Дон Аслетт, Кэрол Картаино «Как успевать жить и работать»
• Лотар Зайверт «Ваше время – в Ваших руках»
• «Жёсткий тайм-менеджмент»

• Тимати Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть»
• Алан Лакейн «Искусство успевать»
  
• Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»
• Кэрри Глисон «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности»

Когда вы только начинаете работать, то у вас все ясно и понятно, задач не так много, вы представляете как с ними работать. Но со временем появляется мысль «у меня столько задач!!! что с ними делать? за что взяться?», либо просто приходит осознание, что задач накопилось очень много. В этом случае вам поможет тайм-менеджмент.

Как правило, у многих он ассоциируется с жесткими привязками ко времени и четким заранее составленным планом. Но все знают, что разработчиков нельзя загонять в рамки. Тем не менее каждый разработчик должен уметь правильно и эффективно организовать/спланировать своё рабочее время. Давайте подумаем как можно подойти к этому процессу.

Тайм-менеджмент по сути это совокупность действий по тренировке осознанного контроля над временем, посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и эффективность.

Как правильно подойти к этому процессу? Мне нравится подход в гибких методологиях разработки. Чем же они так нравятся разработчикам? Думаю, что тем, что их можно подстраивать под себя. Главная идея, из которой я предлагаю исходить - это набор правил, при этом каждый может выбирать из них те, что подходят именно ему, может дополнять, исходя из своих потребностей.

В этой статье я попробую сформулировать те правила, к которым пришла для себя за время своей работы, глядя на то, что было бы полезно мне и членам моей команды.

Для начала рассмотрим основную идею тайм-менеджмента. То есть возьмем то, что не напугает разработчика.

Принцип, который необходимо положить в основу - составление списка задач. Посмотрите на свои задачи и проставьте у каждой приоритет и сколько вы думаете затрать на нее времени (да, оценивать правильно временные затраты тоже нужно уметь, но это отдельная тема). Если у вас слишком много задач, то подумайте, по какому критерию вы можете сократить рассматриваемый список задач. Например, вы можете отобрать только задачи в ближайшую версию исправления, только задачи в текущий спринт (если вы работаете по Scrum) и так далее. И именно с этим списком и стоит работать.

Итак, все дела списка разделите на 4 группы:
Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но неважные;
Не срочные и неважные.

Теперь у каждой задачи проставим время, которое мы потратим на ее решение. И, помня, что у нас всего 8 рабочих часов в день, составим список задач на сегодня. Это правило 1 . В отличие от позиции тайм-менеджмента, что список стоит составлять накануне вечером, я считаю, что нужно составлять этот список, как только вы придете на работу. То есть в начале рабочего дня. На мой взгляд, в этот момент вы более четко понимаете состояние дел. Накануне вечером можно сделать пометки, что бы вы хотели сделать завтра.
Так вы будете видеть перед собой ЦЕЛЬ.

Правило 2
Очень важно, что все задачи вы должны планировать исходя из того, чтобы сделать их ровно в рабочий день. Никак не больше. Не планируйте работать сверхурочно без крайней необходимости. Это приведет только к усталости. Лучше потратить свободное время на саморазвитие и чтение профессиональной литературы.

Правило 3
Не забудьте учесть, что у вас чистых рабочих меньше, чем 8 часов. Нужно учесть время на перерывы, отдых физический. Разработчик не должен все время сидеть за компьютером. Запланируйте, что хотя бы по 15 минут каждые два часа вы будете выгонять себя, вставать и просто пройдетесь и проветритесь. При этом эффективность работы только вырастет. Это поможет, не теряя темпа, успеть сделать то, что не смог бы сделать без отдыха.
НО, не нужно злоупотреблять. На перерыв можно потратить максимум полчаса, иначе мозг слишком расслабляется и теряется рабочий настрой.

Правило 4
В этом списке должны быть не только важные и долгие задачи, но и лёгкие, быстрые, чтобы на них можно было переключить внимание, расслабиться. Для разработчика это крайне важно. Задачи можно выполнять в любом порядке, но тем не менее рекомендуется начинать с важных. И обязательно начать с тех, которые меньше всего хочется делать.

Правило 4*
Установите лимит времени на решение задачи. Если вы безрезультатно (именно безрезультатно!) сидите над задачей больше 2 часов, то пришла пора переключиться на другую задачу. У вас в списке есть такие задачи в разряде простых. Мы их специально для этого и включили.

Если вы пообещаете себе, что посвятите сегодня той или иной задаче не более часа или двух, начать работу с ней станет намного легче. Также имеет смысл устроить мозговой штурм, привлечь коллег.

Правило 5
Составьте список минимум и список максимум. Список минимум должен быть выполнен обязательно. К тому же при его выполнении вы почувствуете удовлетворенность собой. Список максимум нужен, если останется время. Если вы не успели свою программу минимум, то вы неправильно оцениваете свои силы, нужно подходить к этому более тщательно.

Если вы научились выполнять список минимум и у вас уже который день подряд остается время на список максимум, то пора увеличивать список минимум. И да, опять же - снова смотреть почему вы неправильно оценили время на задачи.

Правило 6
Зафиксируйте где-то список: на бумаге или в электронной версии. Но так, чтобы он был у вас перед глазами. Это поможет видеть сколько уже сделано и сколько еще осталось. Также вы получите эмоциональное удовлетворение при вычеркивании очередной задачи из списка, а это даст дополнительную мотивацию. Поэтому очень важно именно вычеркивать задачи, а не удалять.

Правило 7
Запланируйте время на форс-мажоры. Как гласит закон Мёрфи “если что-то может случиться, то это обязательно случится”. Как правило, разработчики чувствуют такие моменты.

Теперь рассмотрим работу с тяжелыми задачами. Теми, которые почему-то кажутся нам неподъемными. Как восход на Эверест. Они пугают нас либо тем, что мы не знаем как к такой задаче подступиться, либо нам не хочется общаться с ее автором/заказчиком. Следующие несколько правил именно о таких задачах.

Правило 8
Если у вас появилась неподъемная задача, за которую вы не хотите приниматься или не знаете как оценить, то она должна встать первой в вашем списке. Это потенциальная черная дыра и может оказаться неразрешимой для вас (потребуется помощь другого, привлеките его) или слишком затратной по времени, что грозит тем, что вы ее просто не успеете сделать. Начните с нее, возвращайтесь к ней в течение дня, пока она не станет для вас понятной, попробуйте разбить ее на более мелкие.
Также может помочь просто рассказать кому-то из коллег о задаче, отобразить ее на доске или даже просто рассказать вслух о проблеме.
Как только хочется отложить задачу на завтра, то это знак, чтобы заняться ей прямо сейчас.

Небольшой лайфхак: старайтесь выполнить задачи так, чтобы если у вас и осталась эта неподъемная задача, то только она одна. Иначе у вас не будет удовлетворения и будет зависание на одной этой задаче и ряд невыполненных других.

Правило 9
Если вам нужна концентрация, используйте турбо-режим. Он действительно работает. Для этого на определенное время отключите все средства связи (skype, icq и др.), поставьте табличку, чтобы вас не отвлекали, оденьте наушники и не реагируйте ни на что. В эти 25 минут вы занимаетесь только решением одной конкретной задачи. Не отвлекайтесь ни на что. Главное не злоупотреблять этим, особенно в крупных компаниях. “Помидорка” должна требоваться вам максимум 2-3 раза в день.

В работе каждого разработчика важна мотивация. Это, конечно, отдельная тема, но способствует выполнению составленного списка. Поэтому ей посвящены следующие несколько правил.

Правило 10
Мотивируйте себя. Мотивация это тоже часть работы над собой. Увидев что-то мотивирующее, не забывайте про это через пять минут, сохраните и возвращайтесь к этому за дополнительной дозой мотивации. Пусть это будет фото Стива Джобса, или ваш ребенок, ради которого вы хотите стать лучше, или даже песня, которая помогает вам работать.

Правило 11
Музыка также может мотивировать. И поможет сконцентрироваться. Подберите для себя такие плейлисты. Тем не менее, не стоит постоянно сидеть в наушниках. Уделяйте время и коллегам. Также есть мнение, что помогают сконцентироваться звуки шумов: звук поезда или перелета.

Правило 12
Ставьте себе цели. Да, они должны быть какие-то в стиле “сегодня я сделаю список минимум” или “сегодня сделаю эту задачу обязательно”. Важно к чему-то стремиться. Всегда к чему-то стремиться. Подумайте, к чему приведет в перспективе решение вашей задачи, как отразиться на работе программы, что даст пользователю. Представьте общую картину, как будет работать продукт, если вы сделаете задачу и если нет.

Правила 13 и 14
То, что вы и так наверняка знали: обязательно высыпайтесь перед работой и не переедайте в обед. Это приводит к лени, что плохо сказывается на работе.

В заключение я хочу привести два наиболее действенных способа мотивации, на мой взгляд.

Первый иллюстрируется фразой Артемия Лебедева «Как поддерживать мотивацию? Да никак - оставайтесь в жопе».

Второй заключается в том, чтобы ничего не делать. В буквальном смысле НИЧЕГО. Потому что, когда мы начинаем лениться, мы читаем статьи в интернете, смотрим видео на youtube, переписываемся с кем-то и т.д. Поэтому, по своей сути наша лень - это бесполезные действия.

Как же это работает? Вы решаете (а лучше - записываете на бумаге), во сколько вы это дело начнете и сколько времени будете им заниматься. Допустим, вы начнете заниматься задачей. Пусть это будет, к примеру, 11:00. В 11:00 вы начинаете бороться с ленью, а именно - ничего не делать. То есть вы перестаете вообще что-либо делать. Просто сидите или стойте. Лежать не надо, это приведет организм в состояние сна. Вскоре вы почувствуете, что можете приняться за задачу.

Если же во время работы вы снова почувствуете приступ лени - опять прекращаете что-либо делать. И вскоре снова вернетесь в работоспособное состояние.

Без всякого сомнения, у работы из дома есть свои преимущества. Например, не нужно ездить на работу. Они не транжирят бесценное время компании, сплетничая возле кулера. А вы оплачиваете только те часы, которые они реально отработали. И, как показывают исследования: , чем офисные работники. Тем не менее, для успешного ведения бизнеса вам могут понадобиться некоторые тайм менеджмент программы.

Ведь несмотря на все выгоды найма удаленных сотрудников, если они не живут в одном с вами регионе, то бывает нелегко помочь им эффективно распоряжаться своим рабочим временем.

Итак, удаленные сотрудники не тратят время на дорогу, но, вместе с тем, вы хотели бы быть уверены в том, что они выполняют свою работу эффективно и для этого вам нужны правильные инструменты управления. Вот лучшие 2018 года:

Тайм менеджмент программы

Есть несколько важных аспектов в искусстве тайм-менеджмента, и в данной статье мы хотели бы осветить их все. Но давайте начнем с наиболее очевидного - учета рабочего времени.

1. Time Doctor

Если вам нужна программа для учета рабочего времени удаленных сотрудников, то Тайм Доктор как раз то, что надо.

С помощью Time Doctor вы сможете получать подробные отчеты о том, как ваши удаленные сотрудники используют рабочее время и насколько их работа продуктивна. Данная программа учитывает, как рабочее время сотрудников в целом, так и время, потраченное на конкретный проект, на выполнение задач, на работу с клиентами.

Кроме этого, данная система управления персоналом включает в себя мониторинга активности в Интернете, трекинг посещенных сайтов, GPS трекинг и многое другое.

В Time Doctor есть все, что должна включать в себя .

2. Roadmap

10. Asana

Asana - идейно простое приложение для управления проектами. Одна из лучших функций в Asana то, что вы можете вносить задачи в список или в календарь. Таким образом, вы видите в календаре, когда и что вам нужно сделать. Когда вы закончили работу над задачей, то можете кликнуть по ней и отметить как выполненную.

Asana также позволяет сортировать задачи по категориям на «выполненные», «невыполненные», «закончить к определенной дате» и «по проектам». Это дает менеджеру возможность видеть текущий прогресс, а удаленному работнику быстро отсортировать, что уже сделано и что еще надо сделать.

Данное приложение также высылает электронное письмо с уведомлением перед наступлением даты сдачи задания.

11. Float

Float - программа для управления проектами, которая лучше подходит для малых команд.

Float имеет удобный «click-and-drop» планировщик, который помогает наглядно отобразить текущий объем работы команды, легко управлять задачами, быстро делать обновления и найти нужного вам работника, благодаря фильтрам и поисковым функциям программы.

В Float вы также можете распределять задачи между сотрудниками, разбивать на этапы выполнения, группировать проекты и добавлять к задачам свои пояснения.

Float помогает управлять командой и позволяет создавать пользовательские отчеты, чтобы вы могли быть уверены в достижении своих целей.

Приложения для повышения продукстивности

Вы, наверняка, слышали выражение: «быть не хуже других». И хотя обычно это относится к социальному положению - тоже самое можно сказать и про ситуацию с удаленными работниками. Иными словами, это здорово видеть в приложении для повышения производительности, кто и что делает, и кто возглавляет «гонку».

12. IDoneThis

IDoneThis - довольно интересное приложение для повышения производительности - по сути это «прокаченный» список текущих дел. С помощью IDoneThis вы можете создавать списки дел, которые должны выполнить удаленные работники и наблюдать, как красные отметки «Х» (невыполненные задачи) превращаются в зеленые (выполненные).

IDoneThis это удобный способ отслеживать ход выполнения работ и проверять, как справляются сотрудники. Иногда лучший тайм-менеджмент - это здоровая дружеская конкуренция.

13. Todoist

Todoist - это отличное и идейно простое приложение по созданию списка текущих дел. Нет, правда, вы можете добавлять туда свои личные дела. Вроде списка покупок, фильмов, которые хотите посмотреть, планировать поездки. Однако, приложение можно полностью перенастроить и использовать только для рабочих задач.

В аккаунте Todoist вы можете добавлять задачи, маркировать их, назначать срок выполнения, сортировать задачи по фильтрам: порученные вам, другим сотрудникам, приоритетные. Вам также будут видны задачи на сегодня и те, которые нужно выполнить в течении ближайших семи дней.

Базовые функции Todoist доступны бесплатно, но для управления большой командой стоит обновить аккаунт до платного премиум-плана и использовать все возможности.

Совместный доступ к файлам

Может показаться странным, что мы включили облачные хранилища в статью, в которой освещаются лучшие программы для тайм-менеджмента , но тут есть прямая связь. Только представьте, как много времени будет потрачено впустую, если у ваших удаленных сотрудников не будет приложения для совместного доступа к файлам? И, упаси Бог, все файлы будут высылаться вам на электронную почту?

Многие из упомянутых приложений включают в себя опцию совместного доступа к файлам, но, возможно, вам понадобится резервная копия или вы захотите пользоваться более надежными сервисами, такими как Dropbox или Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox - отличное облачное хранилище, которое вы можете использовать для совместного доступа к файлам. Сервис интуитивно понятен и многие удаленные работники уже знакомы с тем, как он устроен.

Для наибольшей экономической отдачи стоит использовать аккаунт Dropbox Business с безопасным доступом к данным, синхронизацией и возможностью совместной работы.

15. Google Drive

Если вы управляете небольшой командой удаленных сотрудников, то Google Drive будет просто отличным выбором. С помощью Google Drive вы можете делиться файлами, редактировать их, вести совместную работу, добавлять комментарии в текстовые документы, и т.д.

Кроме этого, в качестве дополнительной меры безопасности и контроля, у вас есть возможность выбирать, кто имеет право доступа к определенным документам.

Несмотря на то, что жизнь каждого из нас индивидуальна и неповторима, представляю вам 8 простых шагов, которые помогут большинству из вас тратить больше времени на то, что важно, и меньше - на то, что совершенно бессмысленно.

Записывайте потраченное время

Первый шаг к тому, чтобы начать эффективно использовать время, заключается в том, чтобы выяснить, сколько времени вы тратите сейчас. В течение нескольких дней, в идеале недель, записывайте все, что вы делаете, так часто, как об этом вспоминаете. Представьте, что вы юрист, который должен четко зафиксировать время, потраченное на различные проекты: работу (в различных ее проявлениях), сон, путешествия, домашние дела, общение с семьей, просмотр телевизора и так далее. Это крайне не просто, хотя и казалось бы не сложной задачей, но у меня получилось далеко не с первого раза, но когда я зафиксировала временные показатели одной недели было очень полезно смотреть куда и сколько времени было потрачено, что помогло для дальнейшей оптимизации и делегирования.

Займитесь математикой

После того, как вы получили исходные данные, рассчитайте время по нескольким категориям. Каковы ваши ощущения? На что вы потратили слишком много времени, а на что недостаточно? Что вам больше всего нравится в вашем расписании? Что бы вы хотели изменить? Мне удобнее всего было вести данный хронометраж в обычной таблице Excel, где желтым цветом я обозначила те дела, которые мне нравятся и вдохновляют меня. И как вы можете догадаться их было не очень много, ну а если на чистоту это всего 6 дел из 127, теперь я активно работаю над тем, чтобы неприятные дела делегировать по максимуму.

Будьте реалистами

Признайте, что время - это чистая доска. Следующие 168 часов (1 неделя) будут чем-нибудь наполнены, но чем - решать только вам. Вместо того, чтобы говорить: «У меня нет времени», говорите: «Это не входит в мои приоритеты». Воспринимайте каждый час в своей неделе, как выбор. Конечно, бывает выбор, который приводит к ужасным последствиям, но бывает и тот, который к таким последствиям не приводит. Но это серьезный повод задуматься над тем, действительно ли у вас нет двух часов на чтение книги или поход в театр из 168.

Мечтайте по-крупному

Спросите себя, что вы хотите сделать с собственным временем. Начните составлять свой «Список 100 желаний», включите в него свои личные цели, планы на путешествия, профессиональные цели и прочее. На что бы вы хотели потратить больше всего времени? Чем бы вы хотели заполнить свое время? Вы можете составить один большой список желаний или, например, отдельный список для семьи, куда можете вписать все те вещи, которые хотели бы сделать вместе с родными и близкими. Постоянно обращайтесь к своему списку, расположите его так, чтобы в течение дня как можно чаще обращать на него внимание. В моем листе уже давно больше 100 пунктов и в нем соседствуют желания попасть в Forbes Woman, запустить свой проект на Первом канале с тем, чтобы посмотреть на воздушные шары в Каппадокии, поездить верхом на слоне, провести зиму на острове в океане и т.д.

Задавайте сроки для своих целей

Составьте возможный обзор работы - список тех достижений, которых вы бы хотели добиться к концу следующего года. Какие профессиональные планы из вашего «Списка 100 желаний» вы бы хотели исполнить, и к какому времени? Выделите немного времени на то, чтобы создать это предположительное перечисление ваших достижений, будь то набросок книги, приобретение и запуск собственного магазина, привлечение новых прибыльных клиентов в компанию или сбор пожертвований для открытия первой маленькой выставки в местном музее. Вы можете также задавать временные рамки и для личных целей. Попробуйте написать «итоги (следующего) года» - письмо, которое многие из нас составляют в канун Нового года, с перечислением всех самых ярких и милых сердцу достижений. Чтобы вы включили в эти итоги? Выделите час или два в своем расписании на то, чтобы определиться, какие элементы «Списка 100 желаний» вы бы хотели осуществить к концу этого года. Цели могут быть самыми разнообразными, например, пробежать первый полумарафон, вступить в местный хор, съездить на неделю на море или целый день питаться только лобстерами. Я пишу итоги с 2007 года и поверьте крайне интересно каждый раз перечитывать, что я планировала и выполняла 5, 10 лет назад, особенно мотивирует, когда достижения прошлых лет были значительно интереснее и ярче.

Разделите цели

Составив возможный обзор работы и письмо с итогами следующего года, начните разбивать поставленные цели на осуществимые шаги. Если вы не знаете с чего начать, то начните с «исследования». Например, для того, чтобы пробежать марафон, возможно, потребуется регистрация за 6 месяцев или раньше, затем нужно будет составить расписание, включающее 3-4 беговые тренировки в неделю, пока вы не сможете преодолеть поставленную дистанцию. Другие шаги могут включать покупку качественной обуви для бега, поиск действенных программ для тренировок, покупку абонемента в тренажерный зал или поиск хороших тропинок для бега рядом с домом.

Планируйте планировать

Определите время для еженедельного планирования/обзора. В это время обратитесь к календарю и решите в какое время вам следует совершить те или иные шаги. Для меня воскресение полностью освобождено от всех вопросов и задач по проектам и работе, я трачу несколько часов и детально прописываю план на каждый день следующей недели. Помимо того, что я просто раскидываю текущие задачи и записываю важные, я обязательно смотрю все ли сферы жизни, которые для меня приоритетны там охвачены, например каждый день по 5-7 задач по работе и ни одной задачи с семьей, значит я быстро корректирую и добавляю поход в музей в среду и поездку в загородный отель на выходные.

Будьте ответственными

Мечтать по-крупному - это прекрасно, но если вы не выделите в своей жизни времени на то, чтобы двигаться в сторону осуществления этих желаний, то они навсегда останутся лишь фантазиями и никогда не станут целями. Создайте систему ответственности из друзей, группы в соцсетях или специального приложения на телефоне - все, что может заставить вас чувствовать себя некомфортно в случае неудачи. Если вы решили отправиться на пробежку во вторник утром, но во вторник утром температура на улице упала ниже нуля, да еще и постель такая теплая, мягкая и манящая, что заставит вас вылезти из-под одеяла, надеть кроссовки и отправиться бегать? Найдите ответ на этот вопрос, и вы сможете эффективно управлять своим временем. Мы с подругами классно мотивируем себя в вопросах снижения веса, у нас есть отдельный чат в мессенджере, где каждая в начале месяца декларирует свою цель на текущий месяц, в течение месяца мы друг друга поддерживаем и подбадриваем, но когда приходит время строго контролируем и чтобы не было возможности для маневра, отчетом по данной цели у нас является фото весов с конкретной цифрой.

Все мы в повседневной жизни сталкиваемся с планированием, продумыванием идей, реализацией дел и задач. Но не все из нас делают это эффективно. Ведь кто-то может мобилизоваться и сделать 15 дел за час, а кому-то сложно и за неделю. И порой дело даже не в силе воли, а в банальном неумении организовать свое рабочее время. Ведь если вы будете знать что, когда, за чем и как выполнять – вы уверенно добьетесь успеха.
Сегодня вы ознакомитесь с топом лучших приложений для тайм-менеджмента, которые доступны вам в App Store. Некоторые из них весьма громоздки и многофункциональны, а некоторые имеют весьма маленький набор опций, который оказывается, порой, важнее планирования. Многие приложения основываются на известных теориях, а некоторые – просто предоставляют вам список дел, как он есть. Составитель проектов, приложение для студентов, прививатель привычек и определитель жизненных ценностей - мы постарались покопаться в глубинах App Store и отобрать приложения, среди которых каждый сможет найти себе помощника в ежедневной организации своих задач и планов. В конце-концов – это же так приятно, знать что твои дела организованы и все тщательно распланировано.

1. 2Do

Пожалуй, лучшее приложение из всех доступных в App Store. Количество функций в нем таково, что за неделю активного использования я так и не успел попользовать их все. Это настоящий комбайн по созданию, отслеживанию, и систематизации задач. 2Do способно создавать задачи, которые будут настраиваемы по геолокации, тегам, людям из Контактов, смартфильтрам, действиям, фотографиям, URL и аудио. Сложно придумать такую структуру, где бы это все использовалось.

В приложении реализовано огромное количество календарей. Все это синхронизируется со встроенными Календарями, а также есть поддержка iCloud, Dropbox, CalDAV. Возможность бэкапа из памяти телефона или из специального e-mail позволяет не беспокоится за сохранность данных, а защита паролем – за их безопасность.

Конечно же, приложение поддерживает сложные, многоуровневые проекты, с большим количеством задач, разными сроками и условиями. В приложении настраиваются геолокационные метки, которые будут напоминать о необходимости выполнения задачи, при попадании в определенную зону.

В приложении также реализован интеллектуальный поиск по задачам и календарям. Помимо тегов, поиску по людям и ключевым словам, в приложении есть запатентованная технология Soundex, которая ищет слова, созвучные тем, что вы ввели в строку поиска. Это пригодится, когда вы не совсем точно помните как звучит правильно конкретный пункт, но искать его среди сотен дел – затруднительно.

Как бы это ни звучало, но главный плюс приложения – огромное количество функций, одновременно является и его минусом. Разобраться в этом всем, по началу, сложно. Но если понять философию приложения и настроить его под себя – это будет полноценный секретарь-в-кармане.
Плюсы :

• Огромное количество функций
• Красивый интерфейс
• Поддержка iPad/iPhone

Минусы :

• Слабо русифицировано
• Сложно разобраться
• Не в стиле iOS 7

Цена : 329 руб.

2. Хаос-Контроль

Одно из лучших приложений, к тому же бесплатное, Хаос-Контроль, поможет вам в управлении множеством задач, тщательно их организовывая и создавая целые ветки из дел. Главное меню встретит четырьмя основными вкладками – Место Хаоса, План дня, Проекты и Контексты. И это, пожалуй, самая правильная классификация задач.

В Месте Хаоса лежит все, что вы в спешке добавили в приложение, и не удосужились пока разобрать. Там лежат короткие заметки, записки и неоформленные планы. Именно сортировкой всех этих идей предстоит вам заняться, чтобы тщательно перенести все это в Проекты – структурированные по папкам, подзадачам, с временными рамками или без, с настраиваемыми уведомлениями и напоминаниями задачи. Именно это центр всего приложения.

В графе «План дня» вы увидите список всех дел, которые вы не успели вчера и которые запланированы на сегодня. Но самое интересное меню в плане реализации – Контексты. Каждой задаче можно присвоить какой-либо тег (Офис, Дом, Магазин) и выбрав этот тег, просмотреть все задачи, записанные под ним. Таким образом, придя домой, вы всегда сможете просмотреть основной список дел дома, или увидеть список продуктов, которые хотели бы купить в Магазине. Помимо всего прочего, в приложении реализован поиск по задачам, что будет весьма полезным, если свое Место Хаоса вы превратите в безудержную помойку из задач.
Плюсы:

• Поиск среди всех задач
• Древовидная структура задач
• Контекстные задачи

Цена: Бесплатно

3. iStudiez Pro

Приложение, отлично подходящее для всех школьников и студентов, iStudiez Pro, обладает огромным количеством функций и фактически заменяет дневник. Однажды настроив расписание, вы никогда не пропустите лекцию, подготовку к семинару, экзамену, консультацию с преподавателем или выполнение домашнего задания.

Изначально разработанное для учащихся приложение, позволит вам настроить огромное множество Расписаний. К примеру – семестр в университете, школе иностранного языка или курсах программирования. При этом за каждым предметом зафиксирован преподаватель, которого можно либо добавить из Контактов, либо создать отдельную карточку. У предметов есть свои цвета, категории, пиктограммы, так что спустя пару недель учебы, взглянув на свой Календарь, вы сможете быстро сказать какой предмет когда у вас будет. Помимо этого, вы сможете создавать задачи-домашние задания, ставить сроки и приоритет исполнения и даже назначать напарника, в кооперации с которым это задание будете выполнять.

На главном экране всегда будут доступны не только ваши задачи, ближайшие лекции и консультации, но и обычные записи из Календаря, как то – дни рождения, напоминания и прочие записи. Отличной функцией для старост, является возможность отправления базы приложения по электронной почте. Создали расписание, назначили всех преподавателей, даты экзаменов и дедлайнов сдачи контрольных - и отправили всем своим одногрупникам. Им останется лишь открыть эту базу в приложении и нажать “Сохранить”. Незаменимое приложение, если вы учитесь, или собираетесь учиться.
Плюсы:

• Отправка базы по e-mail
• Интеграция с Календарем
• Полноценные расписания с предметами, аудиториями и преподавателями
• Синхронизация между всеми устройствами

Цена: 99 руб

4. Тайм-Драйв

Приложение Тайм-Драйв основано на теории тайм-менеджмента Архангельского. Суть теории заключается в классификации всех целей и задач и ежедневном продвижении по этому пути. Согласно теории все задачи можно условно разделить на три категории: Слоны, Лягушки и Бифштексы.

Слоны – это долгосрочные дела, для выполнения которых необходимо ежедневно выполнять какое-либо количество маленьких дел – кусочков слона. Эти кусочки называются Бифштексами и каждый день нужно «съедать» хотя бы один Бифштекс. Но порой возникают мелкие, необходимые, но неприятные дела – Лягушки. Автор методики советует «проглатывать» с утра по одной лягушке для скорейшего уменьшения количества этих вредителей. Также существует классификация по временным рамкам – жесткие и гибкие.

Приложение полностью адаптировано для работы с такими задачами. На главном окне всегда будут демонстрироваться Главные Цели – Слоны, чтобы вы всегда помнили о том, к чему необходимо стремиться. На вкладке План у вас будет определенный перечень дел, которые обязательно необходимо выполнить: Главная цель, Лягушка дня и Бифштекс дня. Все остальные цели – опциональны, и посмотреть их вы можете, пользуясь общими списками. Создав задачу, вы сразу можете ей присвоить статус Лягушки, Бифштекса какого-либо Слона или просто оставить как есть.

В приложении есть еще две функции, которые могли бы быть полезны, если бы их реализовали на должном уровне – Мемуары и Контекстные задачи.
Мемуары – позволяют записывать по одному самому значимому делу в день, потом выбирать главное дело недели, месяца, года и понимать, что же для вас является важнее. Но механизм пока не отработан и выглядит сыро. Второе – Контекстные задачи. Каждому делу можно присвоить тэг – к примеру «Дело в Офисе», и потом, будучи в офисе, просмотреть список дел в данном месте. Но, тэги есть, а возможности их просмотреть в отдельном списке нет.

Таким образом, приложение весьма качественно реализовано, работать с ним удобно, но будем честны, платить 299 рублей в год за то, что можно записать в блокноте – дорогое удовольствие.
Плюсы:

• Качественная теория
• Удобная классификация дел

Минусы:

• Подписка
• Недореализованные функции Мемуаров и Контекстных задач

Цена: 299 руб в год.

5. Sooner

Sooner – это планировщик задач с весьма оригинальным и удобным интерфейсом. На главном экране приложения вы видите часть колеса, которое можно вращать, и каждый сектор которого содержит задачи определенной категории. Эти сектора вы можете создавать, назначать и удалять. В каждом секторе есть обычные задачи и задачи с повышенным приоритетом. Каждый сектор можно развернуть, превратив его в аналог Clear . Добавление новых задач происходит с помощью одного движения – достаточно сделать свайп от центра круга к одному из секторов и вписать дело.

В приложении доступны два режима – Список дел и Расписание. Список дел был описан выше. Расписание – это перенос всех своих дел на временную плоскость. Здесь вы можете задавать рамки и сроки выполнения задач, устанавливать дедлайны и напоминания, которые будут приходить с помощью технологии Push.

Отдельным пунктом стоит упомянуть функцию Рекомендации. При активации этой опции, приложение будет автоматически вставлять в свободные места в вашем расписании задачи из Списка дел. В настройках можно указать какие папки будут являться источником для Рекомендаций. Как инструмент для трекинга действий в режиме выполнения, приложение слишком перегружено, а в качестве планировщика задач – выполняет свои функции на отлично.
Плюсы:

• Качественная инструкция для новичков
• Возможности гибкой настройки расписания

Минусы:

• Невозможность создания подзадач
• Отсутствие адаптации дизайна под iOS 7

Цена: 199 руб.

6. Keep It Green

KIG – приложение для создания и прививания правильных привычек. К примеру, вы хотите заставить себя вставать каждое утро на пробежку, или регулярно ходить в спортзал, или бросить курить – со всем этим вам поможет Keep It Green.

Запустив приложение, и прочитав короткую инструкцию, вы попадаете в основное меню, где сразу сможете создать привычку, установить частоту ее повторения и начать ее исполнять. К примеру, вы хотите ходить в тренажерный зал три раза в неделю. Создаете соответствующую задачу, и, каждый раз при ее выполнении, делаете по ней свайп вправо. Спустя десять дней после создания задачи, приложение начнет собирать статистику, и будет ее отображать в виде графика за последние тридцать дней.

Если какая-то задача будет выполнятся вами качественно и перерастет в привычку – задача будет зеленого цвета. Желтый цвет означает, что необходимо тщательней соблюдать условия, а красный – что привычка не соблюдается вовсе.

Пожалуй, это и весь функционал. Стоит, правда, сказать про ежедневные push-напоминания, которые ненавязчиво будут выскакивать каждый день, требуя отчитаться о выполнении задач. Проблема в том, что напоминание можно установить только одно, что весьма неудобно, если в течении дня у вас много дел, и можно забыть об одной из привычек на стадии ее заучивания.
Плюсы:

• Минималистичный стиль
• Статистика выполнения задач

Минусы:

• Неудобные напоминания
• Мало вариантов индивидуальной настройки частоты повторения привычек

Цена: 66 руб.

7. Last Time

Last Time – приложение, которое позволит вам следить за событиями, и всегда быть в курсе того, когда вы совершали что-либо в прошлый раз. К примеру – последний поход к врачу, чистку дивана, ТО автомобиля и прочую необходимую информацию, которую неудобно записывать, и трудно запомнить.

Пройдя быстрое обучение и создав какое-либо событие, вы можете присвоить ему категорию, установить фотографию и начать отсчет. Теперь каждый раз, совершив это действие, вы сможете обнулять счетчик и собирать статистику ваших действий.

Также для каждого дела можно устанавливать точное время совершения и при просмотре статистике видеть насколько изменяется со временем какое-либо действие.

• Удобное отображение дел
• Блокировка кодом
• Напоминания о необходимости выполнения

Цена: 66 руб.

8. Breaktime

Открыв Breaktime, вы увидите круговую диаграму-таймер по центру и….все. Приложение выполняет одну простую функцию – таймер 2.0, поэтому особых излишеств в интерфейсе просто нет. Зайдя в настройки и установив интервалы рабочего времени и времени отдыха, вы нажимаете старт и приложение само начинает непрерывный отчет, чередуя эти два периода.

Когда заканчивается период работы, приложение уведомляет вас с помощью push и сигнала, и начинает отсчет времени отдыха. Если же вам необходимо доделать еще немного, перед началом перерыва, то нажатие кнопки «In a Minute» отсрочит перерыв на пресловутую минутку. Фактически, приложение выполняет роль простого тайм менеджера рабочего процесса и заставляет вас делать перерывы в работе, дабы весь процесс шел эффективней. Отдельным плюсом стоит отметить наличие версии для iPad.
Плюсы:

• Простота интерфейса
• Поддержание режима работы посредством простого алгоритма

Цена: 99 руб.